10:51 PM 10/04/2024  | 

Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Kiên Giang được đầu tư và đưa vào sử dụng từ năm 2006 với 06 tầng sử dụng (01 trệt và 05 tầng lầu), có trên 30 phòng kho để đảm bảo diện tích bảo quản lâu dài tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Thực trạng Kho bảo quản tài liệu

Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Kiên Giang được đầu tư và đưa vào sử dụng từ năm 2006 với 06 tầng sử dụng (01 trệt và 05 tầng lầu), có trên 30 phòng kho để đảm bảo diện tích bảo quản lâu dài tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Kho lưu trữ được bố trí các trang thiết bị cần thiết như: Giá, kệ Inox để tài liệu, máy lạnh trung tâm, hệ thống phòng cháy - chữa cháy tự động, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, máy đo nhiệt độ và hệ thống thang máy để sử dụng cho việc vận chuyển tài liệu lên, xuống giữa các tầng kho thuận tiện và nhanh chóng.

Được sự quan tâm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh Kiên Giang bố trí kinh phí đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đến nay Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Kiên Giang đã 3 lần được cải tạo, sửa chữa, mở rộng, nâng cấp xây dựng để công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của tỉnh được tốt hơn. Tuy nhiên, về việc vận hành trang thiết bảo quản tài liệu, nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp còn hạn chế, không đủ thực hiện vận hành 24/24 giờ theo quy định, chỉ thực hiện vận hành trang thiết bị trong giờ hành chính.

Hiện nay, tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiếp nhận và đang bảo quản 134 phông lưu trữ, với 19.075 hộp, 60.073 hồ sơ, tương đương 1.907,5 mét giá tài liệu, trong đó có 71 phông lưu trữ cấp tỉnh và 63 phông lưu trữ cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Tình hình tài liệu trước khi phục chế

Để tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn với thời gian, nhằm phát huy tốt giá trị của khối tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trong thời gian qua Sở Nội vụ đã kịp thời chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tăng cường thực hiện các nghiệp vụ trong công tác bảo quản tài liệu, rà soát các loại hình tài liệu lưu trữ để có phương pháp xử lý bảo quản phù hợp, hợp lý với tình hình thực tế của tài liệu. Tại Kho lưu trữ tỉnh, thành phần tài liệu rất phong phú và đa dạng, cụ thể đầy đủ các mặt hoạt động về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế… nhưng chủ yếu thành phần là tài liệu giấy và một số ít tài liệu hình ảnh về sự hình thành và phát triển tỉnh Kiên Giang.

Niên đại của tài liệu sớm nhất là từ năm 1950 và muộn nhất đến năm 2022. Tình hình tài liệu trong quá trình bảo quản chịu sự tác động của biến đổi khí hậu, nắng, mưa, nhiệt độ, độ ẩm, phương pháp bảo quản, yếu tố khai thác và sử dụng của con người, … dần dần dẫn đến kết quả là đa số tài liệu giấy có từ năm 1995 trở về trước cũ, vàng ố, giòn, rách, mờ chữ, mất chữ, số ít bị ẩm kết dính, gây hư hỏng, giảm tuổi thọ của tài liệu. Một số tài liệu khổ giấy lớn chưa được lựa chọn bảo quản riêng mà gấp xếp bảo quản chung theo khổ giấy A4. Từ đó dẫn đến tài liệu bị đứt rách, mất chữ, mất giá trị thông tin tài liệu lưu trữ và đây chỉ có 01 bản duy nhất là bản chính, bản gốc của tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng của xã hội.

Ngoài ra, còn có một số phông lưu trữ chưa chỉnh lý hoàn chỉnh gây khó khăn cho công tác lựa chọn tài liệu để phục chế. Với thực tế tình hình tài liệu như trên thì việc tham mưu, đề xuất lựa chọn phương pháp để phục chế khắc phục tình trạng của tài liệu là rất cần thiết và phải thực hiện kịp thời để giữ gìn giá trị của loại hình tài liệu này.

 

 

Một phần tài liệu bị hỏng nặng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Kiên Giang trước khi tu bổ

 
 

Kết quả tài liệu sau khi phục chế

Để tổ chức thực hiện việc tu bổ, phục chế tài liệu đảm bảo chất lượng, hiệu quả, đạt tiến độ theo yêu cầu của tình hình thực tế tài liệu, ngày 20 tháng 8 năm 2020, Sở Nội vụ đã tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang ban hành Kế hoạch số 123/KH-UBND về tu bổ tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Kiên Giang, giai đoạn 2021-2024, với tổng số phông lưu trữ cần thực hiện là 58 phông, tổng dự toán kinh phí thực hiện là 4.154.517.350 đồng, tương ứng 218.745 tờ tài liệu. Mục đích của việc xây dựng kế hoạch tu bổ, phục chế tài liệu là xử lý tình trạng vật lý của tài liệu có tình trạng kém, bị hư hỏng, khắc phục tình trạng tài liệu xuống cấp, ngăn chặn nguy cơ bị hủy hoại, giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu, gìn giữ và phát huy giá trị của tài liệu giấy.

Đến nay, qua 3 năm tổ chức triển khai thực hiện, từ năm 2021-2023, Trung tâm Lưu trữ lịch sử, thuộc Sở Nội vụ đã phối hợp tốt với Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tiến hành thực hiện công tác tu bổ, phục chế tài liệu với kết quả đạt được như sau:

Thực hiện hoàn chỉnh theo lộ trình kế hoạch đề ra được 38/58 phông lưu trữ, trong đó có 27 phông lưu trữ cấp tỉnh và 11 phông lưu trữ cấp huyện, đạt 66% kế hoạch phân kỳ. Với số lượng 143.692 tờ, trong đó cụ thể như:

- Phục chế tài liệu lưu trữ khổ giấy A4 - 1 mặt: 136.362 tờ;

- Phục chế tài liệu lưu trữ khổ giấy A4 - 2 mặt: 6.377 tờ;

- Phục chế tài liệu lưu trữ khổ giấy A3 - 1 mặt: 225 tờ;

- Phục chế tài liệu lưu trữ khổ giấy A3 - 2 mặt: 96 tờ;

- Phục chế tài liệu lưu trữ khổ giấy A2 - 1 mặt: 156 tờ;

- Phục chế tài liệu lưu trữ khổ giấy A1 - 1 mặt: 433 tờ;

- Phục chế tài liệu lưu trữ khổ giấy A0 - 1 mặt: 43 tờ.

 

Viên chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia I hỗ trợ Trung tâm Lưu trữ lịch sử Kiên Giang tu bổ tài liệu

 

Đề xuất, kiến nghị

Đề nghị UBND tỉnh Kiên Giang cân đối bố trí thêm kinh phí cho công tác bảo quản tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh để tăng cường việc vận hành các trang thiết bị đảm bảo theo quy định, giúp bảo quản tốt tài liệu. Vì hiện tại nguồn kinh phí được cấp chỉ đạt 40/100% công suất vận hành trang thiết bị.

Đề nghị lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quan tâm, chỉ đạo tốt hơn nữa đến công tác lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, đơn vị mình, đồng thời có kế hoạch chỉnh lý, phân loại, lựa chọn tài liệu để lưu trữ đúng quy định. Những thành phần tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để Lưu trữ lịch sử tỉnh có kế hoạch khảo sát thực hiện tu bổ, phục chế tài liệu của các phông lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tiếp tục tham mưu Sở Nội vụ theo dõi thực hiện hoàn chỉnh Kế hoạch tu bổ tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Kiên Giang, giai đoạn 2021-2024, sau thời gian thực hiện kế hoạch báo cáo tổng kết đánh giá và đồng thời phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện tham mưu xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các giai đoạn tiếp theo.

 

 

Nguyễn Thị Mỹ Tiên