Châu bản (hay còn gọi là Hồng bản) theo đúng nghĩa là những văn bản được nhà vua ngự phê chữ son. Tuy nhiên, Châu bản triều Nguyễn không chỉ có các bản tấu chương đã được nhà vua xem và ngự phê mà còn có các sắc, dụ, chỉ, bản kê, bản dịch văn bản ngoại giao và các công văn tương quan. Do đó, Châu bản triều Nguyễn có thể được hiểu là những văn thư hành chính của vương triều Nguyễn.

Trong văn bản hành chính, bên cạnh nội dung thì thể thức trình bày cũng rất quan trọng. Trong đó, việc đóng dấu lên văn bản để xác thực thông tin và khẳng định tính tín thực của văn bản có ý nghĩa đặc biệt. Châu bản triều Nguyễn gồm nhiều loại hình văn bản khác nhau của nhiều cơ quan soạn thảo, ban hành. Vì vậy, hệ thống ấn triện được đóng trong các châu bản này cũng rất đa dạng và phong phú.

Những hình dấu trong Châu bản triều Nguyễn chủ yếu thuộc hệ thống chính quyền, từ kim bảo của hoàng đế như Quốc gia tín bảo, Ngự tiền chi bảo, Văn lý mật sát, Thủ tín thiên hạ văn vũ quyền hành đến dấu của Phủ Tôn nhân như Tôn nhân phủ ấn; dấu của hoàng thân công như Kiến An công ấn, Diên Khánh công ấn, Từ Sơn công ấn, Thường Tín công ấn…; dấu của các cơ quan trung ương như dấu của Lục bộ, hệ thống giám sát, các viện, tự, ty...; dấu của quân đội, dấu của chính quyền địa phương và dấu tên riêng. Những hình dấu này, cung cấp cho chúng ta thông tin về chính quyền, bộ máy quản lý hành chính và chế độ văn thư triều Nguyễn.

Qua khảo sát chúng tôi thấy hệ thống ấn triện đóng trong Châu bản triều Nguyễn vừa có quan ấn, vừa có tư chương và có các loại hình: Kim bảo, ấn, chương, quan phòng, đồ ký, kiềm ký, tín ký, ký, triện... Để nắm khái quát về các loại hình ấn triện này, chúng tôi đưa ra khái niệm cơ bản nhất giúp độc giả phần nào hình dung đặc điểm từng loại ấn.

Kim bảo là những ấn của nhà vua dùng với ý nghĩa quốc gia trọng đại. Ấn được đúc bằng vàng nên gọi là kim bảo.

Kiềm ấn là ấn nhỏ của cơ quan, đi liền cặp với ấn chính của cơ quan, thường gọi là bộ ấn kiềm. Kiềm ấn còn gọi là kiềm hay dấu kiềm chỉ loại ấn rất nhỏ dùng đóng giáp trang và trên vị trí quan trọng. Kiềm ấn này khác với kiềm ký.

Quan phòng là ấn chức vụ của các quan chức, tướng lĩnh, thường gọi là quan phòng chức vụ. Quan phòng chức vụ bắt đầu dùng từ triều Nguyễn. Ngoài ra, dấu quan phòng còn dùng trong một số cơ quan nhỏ.

Đồ ký là ấn dùng cho các quan nhỏ phụ trách phân phủ, phụ trách giáo dục ở phủ, huyện v.v… trưởng các ty, sở và sĩ quan đứng đầu cấp vệ, cơ, thuyền của quân đội.

Kiềm ký là ấn dùng cho chức chỉ huy ở cửa thành, cửa khẩu, cửa biển, đồn trạm … những đơn vị nhỏ có tính chất riêng biệt

 Tín ký (thuộc loại dấu tên riêng) là ấn riêng cho tất cả các quan viên văn, võ, trong kinh, ngoài tỉnh thành, từ đại thần, vương công đến hàng bát, cửu phẩm.

Ký (thuộc loại dấu tên riêng) là loại ấn nhỏ dùng cho các lại thuộc ở cơ quan như thư lại, vị nhập lưu thư lại, những người chưa có phẩm hàm hoặc phẩm hàm thuộc hàng thấp nhất.

Tóm lại, hệ thống ấn triện trong Châu bản triều Nguyễn tương đối phong phú, đa dạng với đủ các loại hình ấn tín của các cấp chính quyền, từ kim bảo của hoàng đế đến ấn dấu của hoàng tộc, ấn của các cơ quan trung ương, ấn của quân đội, ấn của chính quyền địa phương và dấu tên riêng. Tuy phong phú, đa dạng trong thể loại và chế tác nhưng những dấu này có nguyên tắc sử dụng nhất định, nhất là vị trí đóng dấu.

(Còn nữa)