Ban đầu Cục phải làm nhà kho tạm thời để bảo vệ tài liệu và nhà ở tạm thời cho cán bộ nhân viên bảo vệ tài liệu. Trong hoàn cảnh chiến tranh có rất nhiều khó khăn nhưng Chính phủ vẫn quan tâm cấp cho Cục Lưu trữ - Phủ Thủ tướng một khoản kinh phí không hề nhỏ để Cục tổ chức xây dựng một kho kiên cố bê tông cốt sắt bảo quản tài liệu lưu trữ đưa đi sơ tán.

Bộ Kiến trúc (nay là Bộ Xây dựng) tổ chức thi công xây dựng Kho lưu trữ này. Bộ Kiến trúc đã thành lập một đội xây dựng Kho lưu trữ tại nơi sơ tán của Cục Lưu trữ - Phủ Thủ tướng ở K5, đơn vị này có bí danh “Công trường 105” với hơn 100 kĩ sư, công nhân với các công cụ và thiết bị máy móc cần thiết phục vụ cho việc thi công.

Địa điểm xây dựng Kho Lưu trữ trong hang núi đá khá lớn ở K5, chiều cao của hang van vát theo triền núi với độ nghiêng khoảng 40-50º ở thôn Bầu, xã Tuân Lộ.

Khó khăn lớn nhất của đơn vị thi công là chưa khảo sát địa chất công. Việc khảo sát nếu có cũng vô cùng khó khăn, mặt bằng hẹp và trong hang rất tối, nhưng đơn vị đã khắc phục mọi khó khăn, vất vả, vừa khảo sát, vừa thiết kế, vừa thi công. Thi công xong tầng nào thì hoàn thiện luôn để lắp giá đưa tài liệu vào luôn trong kho mới.

Việc thiết kế xây dựng kho không như thông thường mà tùy địa thế của hang đá, có tầng cao 3,5m đến 4m, có tầng chỉ cao 2m theo triền núi. Việc thi công rất khẩn trương và liên tục để sớm có nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ của quốc gia.

Khi chúng tôi lên nơi sơ tán, nhà kho cơ bản đã xây dựng xong phần khung và đã hoàn thiện được 3 tầng kho, còn 3 tầng nữa phải xây tường và hoàn thiện. Trên mái của nhà kho có lợp một lớp fibro xi măng để ngăn nước mưa từ trên ngấm xuống không đổ vào trần và tường, làm cho kho được khô ráo, giúp cho việc bảo quản tài liệu được tốt.

Khi bước chân vào kho mới xây, không ai có thể ngờ một tòa nhà cao, to, đồ sộ cao 6 tầng được xây trong hang. Đồng thời với việc xây kho, đơn vị thi công còn thiết kế và lắp đặt hệ thống đường ống dẫn khí thông suốt 4 tầng kho và máy điều hòa không khí công nghiệp. Máy điều hòa không khí này do Trung Quốc sản xuất, nên cấp trên cho phép Cục Lưu trữ - Phủ Thủ tướng mời 2 chuyên gia nước bạn sang hiệu chỉnh và hướng dẫn cho cán bộ của Kho Lưu trữ Trung ương cách vận hành và sửa chữa những hỏng hóc nhỏ thông thường.

Kho cử anh Vũ Hữu Vân, kỹ sư hóa và anh Hoàng Văn Lương, người dân tộc địa phương được tuyển vào cơ quan học theo chuyên gia hơn 2 tháng. Nhờ đó, sau khi chuyên gia rút đi, các anh đã vận hành máy móc hệ thống điều hòa không khí trong kho khá tốt.

Khoảng tháng 11/1967, đội xây dựng của Bộ Kiến trúc đã hoàn thành việc xây dựng Kho Lưu trữ kiên cố ở K5, tạo điều kiện cho Cục Lưu trữ - Phủ Thủ tướng đưa tài liệu lưu trữ còn phân tán ở K2, K3 và K4 về tập trung ở kho K5 mới xây dựng.

Cục đã điều động ông Bùi Ngọc Minh, công nhân vận hành máy phát điện chạy dầu điêzen và hai ông Nguyễn Văn Ngân, Trần Văn Châm là thợ mộc về Cục Lưu trữ - Phủ Thủ tướng, cụ thể là Kho Lưu trữ Trung ương hỗ trợ, để máy phát điện chạy liên tục, phục vụ công tác bảo quản tài liệu và đảm bảo ánh sáng cho cán bộ nhân viên làm việc hằng ngày trong kho.

Nhằm bảo đảm điện năng phục vụ cho Kho Lưu trữ K5 liên tục, không bị đứt đoạn, Cục đã cho xây lắp một máy phát điện chạy bằng hơi nước. Cục đã cử hai ông Ngân và Châm về ga Hà Nội học tập vận hành máy này (máy Lô cô) trong 3 tháng. Hai máy phát điện thay nhau chạy nên bảo đảm điện năng phục vụ cho công việc trong kho và một phần phục vụ ánh sáng buổi tối cho tập thể, cá nhân, các gia đình trong cơ quan, giúp làm cho đời sống của cán bộ viên chức ở nơi sơ tán được tốt hơn.

Đón đọc bài tiếp theo: Chuyện bảo quản tài liệu lưu trữ trong rừng